アプリを使って生産性を上げよう(Shin)

「働き方改革」について以前から何度か投稿していますが、今回は、個人のレベルで生産性を上げるために使えるアプリを紹介します。

生産性の向上のためには、無駄な時間をいかに削るかが重要になります。

産業界の例で言うと、トヨタの生産方式は、効率性を極限まで高めていることが競争力の源泉となっています。そのために工場では、①「付加価値のある作業」②「必要だが付加価値のない作業」③「必要でもないし付加価値のない作業」の3つに業務を区分し、②と③を減らしていくために日々改善を行っているそうです。

個人のレベルにおいても、例えば、①「確実に仕事の成果に繋がっている活動」②「確実か不明であるが、仕事の成果に繋がる可能性がある活動」③「仕事の成果に全く結びつかない活動」といった具合に、業務中の時間の使い方を分類・整理することが必要だと思います。

そして何よりも、各作業に費やした時間を可視化させることが、非常に重要です。なんとなく無駄な時間が多いと思っているよりも、データとして明確に自己の生産性の度合を把握している方が、改善しようという気持ちになるものです。また、生産性の改善にどれだけの余地があるのか理解することもできます。

そこで、私がおススメするのが「RescueTime」というアプリです。

www.rescuetime.com

このアプリは、登録した端末(PC、スマホなど)において、各ツールに割いた時間を計測してくれます。そして、各ツールの使用目的を、与えられた項目の中から選択することで、生産性の高い時間と低い時間をグラフ化してくれるのです。

メールアプリなら「Communication&Scheduling」、ウェブ上での調べ物なら「Business」、youtubeなら「Entertaiment」といったように設定します(※実際は、より細かい項目設定が可能です)。そして、1日の終わりにRescueTimeを開くことで、自分が何にどれだけの時間を使ったかを、明確に把握することができるのです。

↑グラフの例。各カテゴリーに割いた時間だけでなく、建設的な作業かどうかも判定してくれる。「Business」は青色で建設的だが、「Entertainment」は赤色で無駄な時間である。

日常生活における大半の時間は、何かしらの端末を操作して過ごしています。特に職場では、会議など一部を除いて作業が電子化されており、RescueTimeで作業時間を計測することが可能です。

また、このアプリは、PCだけでなく、スマホ、タブレットなど普段使用する全ての端末にインストールしておくことで、より正確な時間管理が可能になります。

私も、Rescue Timeを使うことで、「時間の使い方を週末に確認し、次の週はどのように改善すべきか検討する」ということを習慣づけています。生産性を上げるためには、このように、試行錯誤しながら漸進的に改善をしていくことが一番なのではないでしょうか。

以上です。

Shin